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員工學習交流材料——你做的秘書是幾段?

總經理讓秘書次日九點安排一個會議:通知到每一個參會人員,然后秘書自己也參加會議并做好服務。


一段秘書的做法:發通知。用電子郵件或微信發出會議通知,準備好會議用品,并參加會議。


二段秘書的做法:抓落實。發出通知后,通過打電話或微信與需要參會的同志逐一落實,確保每個人被及時通知到。


三段秘書的做法:重檢查。通知發出,落實到人后,第二天在會前30分鐘提醒需要參會的人員及時參會,并了解有沒有變動,如有變動,及時向總經理匯報,保證總經理在會前知悉會議缺席情況,也給總經理確定將缺席的人員是否必須參會留下時間。

四段秘書的做法:勤準備。發通知,落實到人,會前通知后,去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常,并在會議室的門上貼上小條:此會議室明天幾點到幾點有會議。


五段秘書的做法:細準備。除以上任務完成以外,還事先了解了這個會議的性質是什么,主要議題是什么,然后給參會者發過去與這個議題有關的資料,供他們參考。


六段秘書的做法:做記錄。除完成以上任務以外,還在會議過程中詳細做好了會議記錄。并在允許的情況下,做了一個錄音備份。


七段秘書的做法:發記錄。除完成以上任務以外,會后還整理好會議記錄(錄音)給總經理。然后,請示總經理是否發給參會人員,或其他人員。


八段秘書的做法:定責任。除完成以上任務以外,將會議上確定的各項任務一一落實到相關責任人。然后,經當事人確認后,形成書面備忘錄。將備忘錄交給總經理和當事人一人一份,定期跟蹤各項任務的完成情況,并及時向總經理匯報。


九段秘書的做法:做流程。把上述過程做成標準化的會議流程,讓任何一個秘書都可以根據這個流程把會議服務的結果做到九段,形成不依賴于任何人的會議服務體系。

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